Desde janeiro de 2023, a Receita Federal tem estado aplicando multas às empresas que não estão em conformidade com o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhista (eSocial).

As multas são impostas de acordo com as exigências que precisam ser cumpridas. Se uma empresa não informar a admissão de um trabalhador, a multa pode variar de R$ 402,53 a R$ 805,06 por funcionário e pode dobrar em caso de reincidência. Já para as empresas que não informarem alterações no contrato ou os dados cadastrais dos funcionários, a multa pode ser de R$ 201,27 a R$ 402,54.

Se a empresa não realizar os exames médicos admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional dos funcionários, as multas podem chegar a R$ 4.025,33. Se a empresa não notificar imediatamente os acidentes de trabalho que resultem na morte do trabalhador ou não informar os acidentes não fatais, ela pode receber uma multa que varia entre o salário de contribuição mínimo e máximo, e em caso de reincidência, o valor da multa é duplicado.

As empresas também podem ser multadas em valor máximo se não informarem os riscos do trabalho dos funcionários, de acordo com o evento S 2240 - Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).

Verificação de infrações no eSocial

As empresas podem verificar se têm infrações no eSocial através do site do governo federal. Normalmente, o empregador recebe um documento de um Auditor Fiscal do Trabalho descrevendo a infração à legislação trabalhista. O empregador tem até dez dias úteis para apresentar a defesa da infração, que deve ser escrita e entregue na unidade do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) da cidade ou enviada pelos Correios. Só após a apresentação da defesa é que o empregador será notificado sobre a imposição de multa, se for o caso. O empregador pode pagar a multa ou recorrer da decisão.

Se o processo for físico, é possível acessar alguns dados eletronicamente, como o auto de infração e a decisão da autoridade administrativa. Para acessá-los, basta acessar o site e informar o CPF/CNPJ, o número do auto de infração e o código de acesso. O código de acesso é uma espécie de senha alfanumérica exclusiva para cada auto de infração, garantindo a segurança e privacidade na consulta. Esse código pode ser encontrado no próprio auto de infração ou no Termo de Notificação. Para acessar a íntegra do conteúdo, é preciso se dirigir à Superintendência Regional do Trabalho do seu estado.

Já se o processo for eletrônico, é possível consultar a íntegra do processo administrativo, bastando acessar a página do serviço através do link  informando o CPF/CNPJ, o número do auto de infração e o código de acesso.

Prevenção de multas no eSocial

Algumas estratégias que podem ajudar as empresas a evitar multas no eSocial incluem acompanhar o calendário de envios de dados, ter uma equipe dedicada exclusivamente ao envio dos dados e investir na prevenção de acidentes e exames. É importante lembrar que muitas normas de segurança também têm multas atreladas quando não são cumpridas, por isso, é essencial garantir a saúde e integridade da equipe. Além disso, ter uma agenda de entregas atualizada e estar atento a possíveis alterações no cronograma é fundamental para minimizar atrasos e evitar multas.

Conclusão

É importante que as empresas estejam atentas às exigências do eSocial para evitar multas e manter a regularidade com as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. É possível verificar infrações no site do governo federal e apresentar defesa, caso necessário. Além disso, acompanhar o calendário, ter uma equipe dedicada aos envios de dados e investir na prevenção de acidentes e exames são estratégias para minimizar as chances de infrações.

Se você precisa de ajuda para evitar multas no eSocial, a equipe da HPB Contábil está pronta para ajudar! Entre em contato conosco agora mesmo e saiba mais sobre como podemos auxiliar sua empresa a manter a regularidade com as obrigações trabalhistas e previdenciárias.