Entenda os riscos do Domicílio Judicial Eletrônico e organize responsáveis, acessos e rotinas para reduzir falhas no acompanhamento.

Multas no DJE podem atingir empresas que deixam de confirmar uma citação judicial dentro do prazo e não apresentam justificativa adequada. O Domicílio Judicial Eletrônico é o canal oficial para receber comunicações de processos. Para reduzir riscos financeiros e evitar a perda de prazos, o negócio precisa manter os dados atualizados e definir quem acompanha a plataforma.

O que é o DJE e por que a empresa deve acompanhar

O Domicílio Judicial Eletrônico (DJE), criado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), funciona como endereço digital oficial para o recebimento de citações, intimações e outras comunicações judiciais que exigem ciência da parte. Em termos práticos, é um canal que pode dar início a providências e prazos importantes para a empresa.

A citação é a comunicação formal de que uma pessoa ou empresa foi chamada a participar de um processo. Já a intimação informa sobre atos ou decisões ocorridos durante o andamento da ação. Por isso, deixar uma mensagem sem tratamento pode afetar a capacidade de resposta do negócio.

O acompanhamento não deve depender de alguém perceber um aviso por e-mail ou de o advogado consultar a plataforma por conta própria. A empresa precisa ter um procedimento interno que garanta que as comunicações sejam identificadas, encaminhadas e tratadas a tempo.

Esse cuidado é especialmente relevante para negócios com equipes administrativas ou jurídicas enxutas, mais de uma unidade ou áreas que recebem demandas de diferentes naturezas. Mesmo quando há um escritório contratado, a organização interna continua sendo necessária.

Multas no DJE: quando a falta de confirmação vira risco

Quando uma citação não é confirmada no prazo de três dias úteis, sem justificativa, a empresa pode ficar sujeita a uma penalidade de até 5% do valor da causa. Esse percentual é um limite, não uma cobrança automática: cabe ao juiz avaliar as circunstâncias e definir se aplica a multa e em que valor.

O impacto pode ser expressivo porque o cálculo considera o valor da causa. Em uma ação de R$ 1 milhão, por exemplo, 5% equivalem a R$ 50 mil. Em um caso analisado pelo Tribunal Regional do Trabalho da 18ª Região (TRT-18), a multa inicialmente fixada em 5% foi reduzida para 1% pelo tribunal, o que ilustra que o percentual pode variar conforme a decisão judicial.

A ausência de monitoramento também pode levar à perda de prazos processuais e, em determinadas situações, à revelia. Esse termo descreve uma situação em que a parte deixa de apresentar resposta no processo, com possíveis consequências para a defesa. O efeito concreto depende do caso, mas a falta de controle pode limitar as opções da empresa.

Problemas técnicos ou cadastrais não afastam necessariamente a penalidade. Se houver um impedimento real, é importante reunir registros e provas e apresentar a justificativa na primeira manifestação feita no processo. Esperar para explicar a falha em um momento posterior pode não ser suficiente.

Cadastro, responsáveis e acessos: o que revisar

O cadastro da empresa precisa refletir contatos e responsáveis que realmente acompanham as comunicações. Empresas que não fizeram o cadastro no DJE até maio de 2024 foram incluídas compulsoriamente na plataforma com base em informações da Receita Federal. Isso pode significar que mensagens sejam direcionadas a e-mails desatualizados ou pouco monitorados.

Comece verificando se os dados registrados estão corretos e se os usuários autorizados conseguem acessar a plataforma. Depois, formalize quem fará a consulta e quem assumirá a tarefa na ausência do responsável principal. Uma rotina sem substituto pode falhar durante férias, desligamentos ou mudanças de função.

Contratar advogado ou escritório de advocacia não transfere automaticamente todo o controle operacional. A empresa deve combinar com seus representantes como as comunicações serão encaminhadas, quem acompanhará os prazos e como será confirmada a execução das providências.

Para transformar esse cuidado em processo de gestão, adote medidas simples e documentadas:

• Designe por escrito um responsável pelo monitoramento e pelo menos um substituto.
• Consulte o DJE diariamente para identificar novas citações, intimações e outras comunicações.
• Mantenha cadastro, e-mails e acessos atualizados e verifique periodicamente se continuam funcionando.
• Encaminhe cada comunicação sem demora ao advogado ou escritório responsável pelo processo.
• Registre a data de recebimento, quem foi avisado e quais providências foram tomadas.
• Revise os responsáveis quando houver férias, desligamentos ou mudanças de função.

Alertas por e-mail podem ajudar, mas não devem substituir a consulta regular à plataforma. O registro das etapas também facilita a identificação de falhas e permite demonstrar quais medidas foram adotadas, caso surja uma dúvida sobre o tratamento de uma comunicação.

Como criar uma rotina que funcione na prática

Uma rotina eficaz precisa ser clara para quem executa e simples de manter. Defina em qual momento do dia o acesso será feito, quem cobre ausências e como a equipe deve agir ao encontrar uma comunicação. As instruções devem estar disponíveis para os responsáveis, sem depender apenas da memória de uma pessoa.

Também é útil estabelecer um fluxo de encaminhamento: quem consulta a plataforma informa o responsável jurídico; esse profissional avalia o conteúdo e orienta as providências; e a empresa registra o encaminhamento e o acompanhamento. Os papéis podem variar conforme a estrutura do negócio, mas precisam estar definidos.

Se ocorrer uma falha de acesso ou outra dificuldade que impeça a confirmação, preserve evidências do problema, como registros disponíveis, e comunique imediatamente o advogado responsável. A justificativa deve ser apresentada na primeira oportunidade de manifestação no processo, acompanhada das provas que a empresa conseguir reunir.

Para gestores, o ponto central é tratar o DJE como parte dos controles da empresa, e não como uma tarefa eventual. Uma checagem diária, dados confiáveis e substitutos designados ajudam a reduzir o risco de penalidades e de prazos perdidos sem exigir uma estrutura complexa.

Perguntas frequentes

Qual é o prazo para confirmar uma citação no DJE?

O prazo indicado para a confirmação é de três dias úteis. Se a empresa não confirmar e não apresentar justificativa, poderá ficar sujeita a penalidade, conforme a avaliação do caso.

A multa de até 5% é aplicada automaticamente?

Não. Os 5% representam o limite da penalidade mencionado para a falta de confirmação sem justificativa, e não uma cobrança automática. A aplicação e o percentual dependem da decisão judicial.

Ter um advogado elimina a obrigação de monitorar o DJE?

Não necessariamente. A empresa deve combinar com o advogado quem consulta a plataforma, como as comunicações serão encaminhadas e quem acompanha as providências e os prazos.

O que fazer se houver uma falha técnica?

Registre o problema e reúna as evidências disponíveis, além de avisar prontamente o responsável jurídico. A justificativa deve ser apresentada na primeira manifestação no processo, com os documentos que sustentem o ocorrido.

Revise hoje os acessos ao DJE e formalize responsáveis e substitutos. Um fluxo simples e bem documentado pode proteger o caixa e a capacidade de resposta da sua empresa.

Fonte: Contábeis

Imagem gerada por inteligência artificial.

Texto produzido com auxílio de inteligência artificial a partir da reportagem original indicada em Fonte.