Perdeu o prazo da Declaração de Não Ocorrência ao Coaf? Veja riscos, procedimentos de apuração e como regularizar para reduzir multas.

A Declaração de Não Ocorrência relacionada ao Coaf é uma obrigação que muitas empresas só lembram quando o calendário já passou. Mesmo quando não há operações suspeitas no período de referência, a entrega continua sendo exigida para determinados segmentos. A falta de envio pode abrir caminho para procedimentos administrativos, com repercussões que vão além da simples ausência de uma entrega acessória.

No Brasil, a comunicação tem ligação direta com o sistema de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo. O objetivo é permitir que o órgão de controle acompanhe, de forma consistente, o cumprimento de medidas de monitoramento adotadas por instituições e atividades econômicas sujeitas à supervisão. Por isso, a Declaração ao Coaf funciona como um registro formal de que a empresa avaliou suas operações e, naquele exercício, não identificou fatos comunicáveis.

O que significa “declaração negativa” e para que serve

Quando se fala em Declaração de Não Ocorrência, também é comum encontrar a expressão “declaração negativa”. Na prática, trata-se do procedimento em que a pessoa jurídica (ou, quando aplicável, a pessoa física no âmbito regulatório correspondente) informa que, durante o ano-calendário anterior, não houve identificação de operações ou situações suspeitas que exigissem comunicação.

Essa formalização integra um conjunto de deveres previstos na legislação de prevenção e combate a crimes financeiros. Ela não substitui o trabalho de verificação e monitoramento interno: ao contrário, reforça a necessidade de que a empresa realize controles capazes de sustentar a conclusão de “não ocorrência”. Assim, o envio funciona como evidência de que a estrutura de compliance foi acionada e registrada.

Quem precisa enviar e como organizar o processo interno

Nem todas as empresas estão sujeitas à obrigação. Em geral, a entrega é destinada aos segmentos enquadrados em atividades fiscalizadas pelo Coaf ou por órgãos reguladores específicos, conforme as regras aplicáveis. Entre os exemplos mais citados no contexto de supervisão estão operações relacionadas a fomento comercial (como factoring), comércio de joias, pedras e metais preciosos e outras atividades previstas em normas ligadas à Lei de prevenção à lavagem de dinheiro.

Nos casos em que o setor possui regulador próprio, a comunicação deve seguir prazos e diretrizes do órgão competente. Por isso, a organização do processo interno é determinante: antes do envio, é recomendável revisar quais operações e rotinas foram monitoradas, quais critérios foram utilizados e como as conclusões foram documentadas. Essa preparação reduz o risco de surpresas quando chega a data limite do sistema.

Para enviar, a declaração deve ser transmitida anualmente por meio do sistema indicado pelas regras do Coaf. O ponto central é que o envio deve ocorrer mesmo quando não houver fatos a comunicar. Em termos operacionais, isso significa tratar a obrigação como uma etapa fixa do calendário regulatório, e não como uma ação reativa a ocorrências.

Se a sua empresa perdeu o prazo da Declaração ao Coaf, o primeiro efeito é o registro de descumprimento perante o ambiente de fiscalização. Em seguida, pode ser iniciado um processo de verificação. É comum que o órgão utilize instrumentos administrativos para avaliar se houve omissão, identificar a extensão do descumprimento e verificar se existem elementos que indiquem falhas relevantes nos controles internos.

Um ponto importante é que a ausência de entrega nem sempre implica, de forma imediata, a aplicação automática de multa. Entretanto, isso não significa que o risco desaparece. Na prática, o descumprimento pode desencadear um procedimento de apuração, especialmente quando o caso é considerado de menor complexidade. Nessa avaliação, a empresa tende a ser solicitada a esclarecer e comprovar seus procedimentos, inclusive a forma como realizou o monitoramento no período de referência.

Além disso, dependendo do resultado da apuração e das circunstâncias do caso, podem ocorrer sanções previstas na legislação. Entre os efeitos possíveis estão multas, advertências e outras penalidades administrativas. Também pode haver impacto no nível de risco atribuído à empresa pelos órgãos fiscalizadores, o que influencia fiscalizações futuras. Em paralelo, há efeitos que muitas vezes são menos “quantificáveis”, como desgaste reputacional perante parceiros, clientes e instituições que exigem conformidade regulatória.

Outro fator relevante é que o histórico conta. Se uma empresa já teve registros anteriores de descumprimento de obrigações de prevenção, isso pode ser considerado em análises posteriores. Assim, perder um prazo pode ser o começo de uma sequência de intervenções regulatórias, que exigem mais tempo e custo para serem tratadas.

Para reduzir riscos regulatórios, a estratégia de compliance precisa ser contínua. Não basta preparar a declaração no fim do ano: é recomendável manter políticas internas atualizadas, revisar procedimentos de identificação e validação de informações quando aplicável, implementar controles que registrem evidências do monitoramento e organizar documentos que demonstrem a conclusão pela ausência de comunicação naquele exercício.

Com rotinas bem estabelecidas, a Declaração de Não Ocorrência deixa de ser uma formalidade isolada e passa a ser o reflexo do que foi executado internamente. Em empresas com maior volume de operações e maior exposição a requisitos regulatórios, esse cuidado costuma evitar retrabalho e diminui a chance de falhas no momento do envio.

Na prática, também é útil alinhar responsabilidades entre áreas administrativas, financeira e de conformidade. Mesmo que a empresa seja a responsável legal pelo cumprimento da obrigação, a validação de dados, a checagem de enquadramento e o acompanhamento de prazos frequentemente dependem de colaboração interna. Quando a organização utiliza apoio técnico, como consultoria contábil ou assessoria especializada em obrigações acessórias, o ganho é acelerar a identificação do que precisa ser enviado e em qual prazo.

Se você está diante de um atraso, o caminho mais seguro é agir rapidamente: reavaliar o enquadramento da empresa, identificar o período de referência, verificar se existe transmissão pendente e preparar a documentação de sustentação do monitoramento. Em cenários de omissão, a resposta tardia pode aumentar a complexidade da apuração, enquanto uma regularização diligente tende a reduzir incertezas.

No fim, o recado é direto: a Declaração ao Coaf não é apenas um formulário. Ela integra o ciclo de prevenção, ajuda a manter o processo de monitoramento em dia e reduz a chance de que uma falha operacional vire um problema regulatório. Se sua empresa precisa ajustar procedimentos, comece pelo calendário, consolide evidências internas e garanta que o envio esteja sob controle no próximo ciclo.

CTA: Revise agora o enquadramento da sua empresa e o status do envio da Declaração de Não Ocorrência ao Coaf. Se houver pendência, organize os documentos e busque orientação para regularizar antes que uma apuração administrativa avance.

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Fonte: Contabeis