Esclarecimento prático sobre onde e de que forma declarar crédito de ICMS-ST do estoque no PGDAS-D para optantes do Simples Nacional.

Este texto responde de forma objetiva à pergunta Aonde informar e de que forma deve ser registrado o crédito do ICMS retido por substituição tributária (ICMS-ST) apurado sobre estoques quando a mercadoria deixa de ser submetida ao regime. A questão é recorrente entre contribuintes do Simples Nacional e profissionais da área fiscal, pois a Portaria estadual que disciplina o tema prevê dedução do imposto devido, mas o campo previsto nem sempre aparece no sistema de declaração.

Cálculo do crédito apurado

O primeiro passo é mensurar corretamente o valor do crédito de ICMS-ST existente no estoque à data de exclusão do regime. A apuração deve considerar o imposto efetivamente retido e não a base de cálculo do ICMS-ST, aplicando-se os mesmos critérios de avaliação de inventário utilizados pela empresa para fins tributários. Documente a composição do cálculo — notas fiscais, alíquotas, quantidades e resultados — para respaldar eventual fiscalização.

Para contribuintes optantes pelo Simples Nacional, a Portaria aplicável prevê que o valor do imposto a ser compensado seja deduzido do ICMS devido na forma do Simples no mês seguinte à exclusão da mercadoria do regime da substituição tributária. Se o crédito for superior ao imposto devido, a diferença pode ser aproveitada nos meses posteriores, mediante registro adequado.

Lançamento no PGDAS-D quando o campo não aparece

Na prática, muitos usuários notam que o campo denominado “redução da base de cálculo” — mencionado na norma — não está disponível na interface do PGDAS-D. Nesses casos, a solução adotada por contabilistas consiste em refletir o efeito da compensação diretamente nos valores informados nas receitas ou na aba de ICMS do programa, conforme orientação fiscal do estado ou do próprio suporte do PGDAS-D. Ou seja, ajustar o valor que compõe a base de cálculo do imposto informado no mês seguinte, de modo a representar a dedução prevista.

Uma alternativa operacional é informar o total das receitas normalmente e, na descrição complementar ou em campo de justificativa do PGDAS-D, registrar o ajuste relativo ao crédito do ICMS-ST, anexando planilha de cálculo e cópias dos documentos que comprovam o estoque e o imposto apurado. Essa prática facilita a rastreabilidade e demonstra a aplicação do crédito na apuração mensal.

É recomendável que o lançamento deixe claro a origem do crédito e o mês de aproveitamento. Quando a compensação for parcial por limite do imposto devido no mês, mantenha controle do saldo remanescente para utilizar nos meses seguintes, registrando em livro e na memória de cálculo. Caso a legislação estadual possua instruções específicas sobre o campo a ser utilizado, siga essas orientações e guarde a documentação que comprove a opção adotada.

Do ponto de vista procedimental, siga estes passos básicos: 1) apure o valor do crédito do ICMS-ST no estoque na data de exclusão do regime; 2) registre no PGDAS-D no mês seguinte por meio do ajuste na base de cálculo ou campo disponível na aba de ICMS; 3) detalhe o procedimento na declaração, anexando planilha e comprovação; 4) se houver saldo, proceda à compensação em meses subsequentes até a sua extinção.

Mesmo quando o sistema do PGDAS-D não apresenta o campo com o rótulo exato previsto na norma, o importante é que o efeito econômico da dedução seja claramente refletido na apuração do imposto. Manter a memória de cálculo e os documentos de suporte é essencial para evitar questionamentos em fiscalizações e permitir comprovação do direito ao crédito.

Quando houver dúvida sobre a forma mais adequada de lançamento diante de particularidades estaduais ou mudanças de sistema, consulte a legislação estadual aplicável e, se necessário, obtenha orientação formal de autoridade fiscal ou do contador responsável. A interpretação técnica deve alinhar-se à norma e ao fluxo de processamento do PGDAS-D vigente no período.

Finalmente, se o contribuinte optar por reduzir as receitas informadas para refletir o aproveitamento do crédito, registre de forma clara e coerente a origem do ajuste, evitando a redução indevida de base de cálculo de outras parcelas tributárias. A transparência na escrituração e a conciliação entre estoque, documentos fiscais e apuração no PGDAS-D são medidas que reduzem riscos.

Se precisar de um roteiro de cálculo ou de um modelo de memória de cálculo para anexar à declaração, consulte seu profissional contábil e solicite orientação sobre a documentação exigida no estado onde sua empresa está inscrita. Essas providências facilitam a validação do crédito e asseguram o correto aproveitamento no regime do Simples Nacional.

CTA: Se desejar, envie os dados resumidos do seu levantamento de estoque e a memória de cálculo para revisão contábil e orientação específica sobre como registrar o crédito no PGDAS-D do seu mês de apuração.

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Fonte: Contabeis